子供理科実験教室 理科クラブ様のユーザーサポート代行と業務改善を実施しました

お客様の人数や新規のお問い合わせが増えてきて、手が回らなくなってきたため、決まった顧客対応（体験・入会の問い合わせ、ご案内。欠席や振替連絡など）だけでもお任せできればと思いました。

普段お客様と接しているのは私です。直接お客様と接していないのに失礼なくできるのだろうかと迷いました。また、入会を迷っている方へのもう一押しなど、マニュアル化が難しい部分への対応ができるだろうかというのも不安でした。

でも、事務量の増加がどうにもならなくなって、試しにお願いしてみようと思いました。

お願いして大正解でした。

懸念していた事、入会が減るとか、お客様のトラブルが増えるなどはありません。むしろ私がやっていたときよりミスが減り、お客様にも丁寧な対応ができるようになりました。

申し込みのシステムを少し変更したので、お客様に混乱がないかも心配していましたが、むしろ利便性がよくなり好評です。

「こうでなければならない」と固まっていた私の考えに、「こんなのはどうでしょう」と提案してくださいます。これは事務代行では無く、業務改善のコンサルだと思っています。

はじめはメール対応をおねがいするくらいではじまりましたが、今では他の部分もおまかせできます。いきなり色々なことを提案するのでは無く、手のつけやすいところから少しずつ改善していて、業務の流れがすっきりしてきました。優秀な事務の方を一人雇ったくらいの業務改善が行われていると思います。

現在では通常の事務的な事は全てお願いして、特別対応が必要な時のみ私が対応するという流れができています。空いた時間で、プログラムの中身を練ったり、新しい事を考えたり調査したりすることもできるようになりました。

あと一番大事なのはお人柄です。仕事に向き合う姿勢です。私の仕事に関して当事者意識をもってくださっているのが一番大きいです。私のお客様を一番に考えています（私ではなく）。私がちょっと怠けている？ときも、私のお客様にとってどうなのかということをやんわりと気づかせてくれます。これはコーチングの技術をもっているからなのでしょうか。

これだけトータルでみられる人に出会えたのはラッキーでした。
引き続き、お願いします。